Casi ninguna empresa con trayectoria tiene un archivo histórico. Lo que tiene son restos de
archivo repartidos: un altillo con cajas, dos armarios en administración, una carpeta compartida
llena de subcarpetas con nombres de persona y varios discos duros que nadie se atreve a tirar.
La reacción habitual es posponerlo, porque parece un trabajo enorme. Y lo es, si se plantea como
«ordenarlo todo». No lo es tanto si se plantea por orden de fragilidad.
Primero lo irremplazable, no lo más voluminoso
No todo el material corre el mismo riesgo. Un libro de actas encuadernado seguirá ahí dentro de diez
años. Un negativo en un sobre sin nada escrito, no: no se pierde el objeto, se pierde su significado en
cuanto fallece quien sabía quién salía en la foto.
La primera pregunta útil no es «qué tenemos» sino «qué dejaría de
entenderse si desapareciera este año».
Un inventario antes que una clasificación
Clasificar exige decidir criterios, y decidir criterios exige conocer el conjunto. Por eso el primer paso no es
ordenar: es listar. Una hoja de cálculo con una fila por unidad de material —caja, carpeta,
álbum, disco— y cuatro columnas: qué es, dónde está, de qué años parece
ser y quién puede saber más. Con eso ya se puede decidir.
Lo digital también envejece
Existe la idea de que lo escaneado ya está salvado. No siempre: un archivo sin nombre descriptivo, sin
fecha y sin copia fuera del servidor es tan frágil como un papel en un sótano húmedo. Conviene
aplicar al material digital las mismas tres preguntas: dónde está, quién lo entiende y cuántas
copias hay.
Qué se gana por el camino
El inventario no es solo una tarea de conservación. Suele ser la primera vez que alguien ve la trayectoria
completa de la empresa reunida en un mismo sitio, y casi siempre aparecen cosas que nadie recordaba:
correspondencia que explica un cambio de actividad, un catálogo que fecha con precisión el primer
producto, fotografías de una instalación que ya no existe.
A partir de ahí, decidir qué investigar y qué contar deja de ser una intuición y pasa a
ser una decisión informada.